¿Mejor Excel o Visual Basic para gestión financiera empresa?

[JMGL]

Bueno muchachos, antes que todo, me llamo Mateo González y tengo 23 años. Quiero decirles que estoy muy complacido con este portal web tan humano. En realidad me descansa saber que existen lugares tan amenos como este, me he llevado una muy buena impresión desde el principio, así que gracias desde ya...

Ahora sí pasando a mi consulta:

Resulta que estoy terminando mi carrera de administración financiera, y me he embarcado en un proyecto que supone modelar un presupuesto empresarial al sector metal-mecánico. Propuse a la empresa modelarlo en entorno visual basic porque excel lo permite, lo lleva integrado. No sé programar, y me urge aprender. No sé como empezar. Ya he leído los foros introductorios de la página, pero quisiera saber sus opiniones. No sé si sea la mejor opción visual, así que ayúdenme.


Gracias de antemano...

[César Krall]

Hola Mateo, gracias por tus comentarios, siempre resultan agradables las palabras de apoyo o elogio. En relación a tu consulta te diría lo siguiente:

- Excel es un programa muy completo que permite numerosas posibilidades. Sin necesidad de tener conocimientos de programación, permite establecer cálculos complejos, resultados basados en condiciones, cálculos automáticos, etc.

- Además de lo anterior, que ya supone mucho, Excel como bien indicas permite la incorporación directa de programación con VBA (Visual Basic for Applications), que permite realizar programas donde Excel y Visual Basic unen su potencia para obtener resultados.

Ahora te diría que te plantees lo siguiente:

- ¿Realmente necesitas programación o te puede resultar suficiente con usar las herramientas avanzadas de excel como el cálculo basado en condicionales?

- Indicas que "te urge aprender"... Desde mi punto de vista aprender programación es algo que requiere tiempo, al menos varios meses. Mucha gente piensa que puede aprender a programar en unos pocos días y esto desde mi punto de vista no es realista. Se pueden hacer algunas cosas en unos pocos días, pero saber programar requiere tiempo. ¿Dispones de este tiempo?

En aprenderaprogramar.com dispones de diversos cursos. Depende del tiempo de que dispongas y de tus intereses podrías optar por uno u otro.

El curso bases de la programación nivel I: https://www.aprenderaprogramar.com/index.php?option=com_content&view=category&id=28&Itemid=59

El curso de Visual Basic: https://www.aprenderaprogramar.com/index.php?option=com_content&view=category&id=37&Itemid=61

Es bastante probable que si aprendes Visual Basic puedas resolver tus necesidades usando este lenguaje sin necesidad de usar Excel, habría que verlo.

Ahora mismo no existe ningún curso de Visual Basic for Applications, aunque este lenguaje puede verse como una extensión de Visual Basic.

Por la expresión "modelar un presupuesto empresarial" yo pensaría que quizás lo puedes resolver sin necesidad de programación, usando simplemente la potencialidad de Excel avanzado. De cualquier forma, si facilitas más información quizás te pueda dar una mejor orientación. Saludos.

[JMGL]

Bueno César, buen día y gracias por tu respuesta.

Con respecto a lo que expones; sí, definitivamente necesito programación para llevar a cabo lo que busco. Sólo excel imposible... No sé si hallas visto esos modelos de inventarios que montan en VBA excel y que son bien dinámicos. Algo así es lo que busco pero en un presupuesto. Usando el programador de excel incluido VBA

Esto por cuestiones prácticas, se me haría más fácil ya que a excel le conozco-no todo pero si gran parte-, entonces sólo me faltaría programarlo. 

Solo dispongo de seis meses para realizar este proyecto,  sé que programar no es soplar e inflar botellas, por eso  lo hago desde ahora en vacaciones.

Mi pregunta es ¿Macros, procedimientos, funciones etc., es programar? Porque sino entonces estoy confundiéndome. Ese lenguaje es el que desconozco, y quiero aprenderlo.

Si me dices que en VB puedo lograr lo mismo preferiría esa  forma, porque me imagino que si aprendo VB solito, luego no me costará utilizarlo en excel, o project, u otro programa que lo permita, no sé si me equivoque... No sé si VB maneja un lenguaje distinto al de VBA...

La cuestión es que para sicronizar todos los datos del presupuesto se requiere de cierto dinamismo que sólo VB lo permite, por ejemplo, si requiero validar datos en una lista no hay problema,  se hace, pero si lo que busco es que esa lista se valide obedeciendo ciertos criterios, entonces excel no lo permite, ahí ya se requiere de un código, programación lo llamo yo...


Espero haber sido claro y que pena tanta molestias.

[César Krall]

Hola de nuevo Mateo. Te doy mi opinión.

Mi pregunta es ¿Macros, procedimientos, funciones etc., es programar?

Pues sí y no. Te parecerá un poco tonta la respuesta, pero el caso es que Excel permite generar macros y usar multitud de funciones predefinidas sin necesidad de utilizar programación. Se pueden hacer cosas bastante dinámicas (incluido la toma de decisiones basada en condicionales) con excel sin necesidad de programación. Es cierto que llega "un punto" en que es preferible incluir programación porque hace las cosas más fáciles y potentes.

Para tener seguridad de si hace falta programación tendría que conocer en profundidad el problema... A lo mejor puedes pedirle consejo a algún profesor o compañero.

me imagino que si aprendo VB solito, luego no me costará utilizarlo en excel, o project, u otro programa

Desde mi punto de vista Visual Basic es como un avión y VBA como una avioneta. Está claro que saber usar uno te servirá para poder usar el otro, pero también tienen muchos aspectos en los que difieren o tienen especificidades. Si fuera yo, primero me ocuparía de aprender los fundamentos de Visual Basic, que son más polivalentes, y luego decidiría si usar directamente VB o si pasarme a VBA según fuera viendo.

¿Cuántos datos de partida tienes que manejar? (Es decir, cuántos datos necesitas para generar el presupuesto)

¿Cuántos datos resultado tienes que manejar? (Es decir, cuántos datos forman parte del resultado)

[JMGL]

Muy bien, voy a puntualizarte el problema lo más que pueda y ya tu me ayudarás.

La empresa es una empresa familiar, no alcanza los diez años de estar en funcionamiento y pertenece al sector metal mecánico. El problema  básicamente consiste en el desorden administrativo que hay en la planta. No hay planeación ni control de materiales, de herramientas, consumibles, de costes, de nómina, administrativos etc. Esto genera caos a la hora de interpretar resultados ¿Gana o pierde la empresa? No se sabe a ciencia cierta.

Describo brevemente:

Materiales: todo lo que tenga que ver con Hierro o acero sujeto a transformaciones (ángulos, perfiles, láminas etc.)

Consumibles: Lo que usan las herramientas para funcionar y transformar los materiales, una broca por ejemplo, usada por un taladro se gasta y se acaba.

Herramienta: Las hay Manuales y mecánicas etc.

El producto final son montajes industriales, prácticamente las labores son repetitivas, la adquisición de materiales igual, en la fabricación se requiere del mismo personal etc. Esto facilita el diseño ya que no hay variantes en el producto, de pronto de medidas y formas pero bueno, en general lo mismo.

Los informes que se realizan se hacen pero cada uno va por separado, luego se trata de prorratear gastos y costes  pero a ojo clínico,  lo cual no es real. Prácticamente se labora empíricamente, mejor dicho, parte directiva no hay, interpretación de resultados menos. Caos.
Como solución a esta problemática, (de Planeación y control) he propuesto desarrollar un presupuesto que permita abastecer todos estos puntos. Condensar la información, administrarla, organizarla etc.

Obviamente conozco las limitaciones y sé que sería imposible abarcarlo todo en tan corto tiempo, por lo que no trabajaré solo. Pero si llega a ser posible mucho mejor.

He venido trabajando en un inventario que permita por lo menos cuantificar herramientas, materiales y consumibles, sus entradas y salidas, el destino, fechas etc  para obtener unos primeros datos de entrada.

La facturación se  hace por aparte también y de forma genérica, yo pretendería concatenarla al inventario para determinar los costes por proyecto,  así, los materiales etc… registrados a cada proyecto deberían arrojar el valor respectivo facturado.

También estoy diseñando formatos de control de herramientas, cuando se usan, en qué proyectos (Pues los hay simultáneos) tiempos de duración etc. Para determinar costos. (La herramienta mecánica es arrendada –Outsourcing-  así que eso permite cuantificar el coste más fácilmente… Distinto sería si hubiese que calcular depreciaciones etc., siendo propia.

La  cuestión es que necesito concatenarlo todo. Prácticamente estamos diseñando un sistema de información…

El enfoque realmente es llegar a realizar un presupuesto prospectivo, no sólo que mire al presente sino también al futuro.

No sé si me entiendas, son muchas cosas y la verdad decirte que sólo Excel, me parece difícil. Sabemos lo que queremos hacer, tenemos la lógica en la cabeza, pero al momento de plasmarlo no sé si solo las herramientas de Excel lo permitan. Eh ahí donde os pregunto, qué me ayudaría más para llevar a cabo lo que planteo…

Gracias en cualquier caso…

[César Krall]

OK Mateo, ahora creo que has dado una descripción bastante más precisa de la situación y de lo que se pretende.

Tal y como lo veo ahora, lo que yo entiendo que quieres hacer es una aplicación informática completa para la gestión de la empresa. Esto es algo bastante complejo, por decirte algo nosotros que trabajamos también en desarrollos de software, una aplicación de este tipo requeriría un tiempo de trabajo importante y por tanto sus costes económicos también serían importantes.

Ahora te indico lo que son las dos opciones más habituales en el desarrollo de aplicaciones informáticas:

- Realizar una aplicación que trabaje en local (en las oficinas de la empresa)

- Realizar una aplicación web (accesible desde internet): es similar a lo anterior solo que la aplicación se encuentra en un servidor accesible por internet y se podría acceder desde cualquier lugar donde existiera conexión a internet.

La lógica en ambos tipos de aplicaciones es similar, pero la forma de funcionamiento y los lenguajes a emplear serán distintos. Por ejemplo, si se usa java para escritorio el lenguaje es una variante denominada J2SE y para aplicaciones web una variante denominada J2EE.

Cada vez más empresas optan por usar aplicaciones web porque la facilidad de acceso ofrece muchas ventajas (por ejemplo que si se queda un trabajo pendiente, podamos completarlo más tarde desde casa accediendo vía internet).

Pero optar por una opción u otra depende de las necesidades de la empresa, no siempre se usan aplicaciones web, depende.

Supongamos que se considera útil y adecuado que sea una aplicación web. El sistema más económico de trabajo consiste en usar lenguaje php con base de datos mySql, pero no es el único. Se puede optar por otros lenguajes como J2EE, asp, etc. y por otras bases de datos (aunque con más coste económico como SqlServer).

Supongamos que no es necesario que la aplicación sea accesible desde internet y que basta con que lo sea desde las oficinas de la empresa. Ahora vendría la parte de ¿con qué lenguaje desarrollarla?

Se podría optar por distintos lenguajes: C#, Java J2SE, C++, Visual Basic o Visual.NET. En principio cualquiera de ellos podría resultar válido.

Te hago dos observaciones basadas en la experiencia:

- Para enfrentarse a un problema complejo lo más adecuado es no enfrentarlo en su totalidad sino dividirlo en partes. Por ejemplo, definir que el sistema va a constar de una parte de registro de materiales que entran, inventario, registro de materiales que salen o bajas de inventario... Otra parte sería la de gestión de proyectos... Luego habría que unir todas las partes.

Desde mi punto de vista excel con vba sería adecuado para tener distintas aplicaciones pequeñitas y sin interconexiones, digamos que sería un sistema menos profesional.

Para un sistema más serio y profesional habría que optar por la programación, y dentro de esto lo primero sería decidir si se va a usar una aplicación web o una aplicación de escritorio...

Saludos.

 

[JMGL]

Bueno César, perdón la demora pero es que estuve ocupado en estos días.

Tienes toda la razón al decir que la empresa necesita en estos momentos una aplicación informática. Quisiera preguntarte ¿Más o menos en cuánto tiempo se puede llevar a cabo algo así? y también quisiera saber los costos.

En cuanto al tipo, pienso que inicialmente sería una aplicación de escritorio, web no lo creo ya que la necesidad que se tiene es en planta... y bueno porque conozco la empresa. Por otro lado, mi interés ahora es graduarme, esto implica que lo que entregué como anteproyecto, debe encerrar los temas que he venido desarrollando en el foro y por los que te pedí ayuda. De cualquier modo,  lo de la aplicación me parece que es la solución exacta para la empresa, a mí sí, habría que exponérselo a mis jefes digámoslo así, que son más empíricos que otra cosa y ver que deciden.

Ahora, para mi práctica como tal, me dices que VB no me permite conectarlo todo… Quisiera saber la razón de tal porque, y pues que podría hacer entonces…

Gracias de nuevo por todo.

[César Krall]

El tiempo que requiere el desarrollo de una aplicación informática depende del nivel de complejidad de la misma y de los conocimientos del equipo o persona que la desarrolla. Para darte unos costos exactos tendría que conocer los detalles exactos, que no los conozco. Lo que te puedo decir es algo orientativo en base a lo que conozco. En base a ello te hablaría de 60 horas de trabajo de ingeniero analista-funcional y de 150 horas de trabajo de ingeniero analista-programador. Ahora para calcular los costos tendrás que aplicar el coste del trvabajo en ese país, no es lo mismo en Alemania que en España o en Honduras.

El tiempo requerido puede ser de 1 mes a mes y medio en desarrollo y dos o tres semanas en depuración, pruebas y mejoras.

Y todo ello contanto con personas ya capacitadas. Si hubiera que aprender cómo desarrollar la aplicación la cosa tendría una duración indefinida porque el aprendizaje es largo y depende de la dedicación y capacidad de cada persona.

Y respecto a que Excel y  VBA no permitirían conectarlo todo, es una opinión. Creo que por ahí dije que VBA es como una avioneta y Visual Basic como un avión. Hacer una aplicación entera es como hacer un vuelo de París a Nueva York. Igual puedes intentar hacerlo en una avioneta (excel con vba) y quizás llegues, pero yo lo haría en un avión porque es más seguro y está más pensado para ese fin.

Si quieres resolver algunas cuestiones concretas me parece bien usar excel con vba pero si quieres hacer una aplicación me parece mejor visual basic u otro lenguaje de programación completo.

Respecto a aplicación web o de escritorio, ambas pueden ser válidas. Lo importante es que resuelvan las necesidades de la empresa.

Otra cosa que pienso es que si tú estás estudiando administración financiera no tienes por qué realizar una aplicación informática, porque esto estaría más del lado de los estudios de ingeniero en informática. Yo creo más bien que lo lógico sería que tú hicieras todo el análisis de lo que tiene que hacer la aplicación pero sin desarrollarla a nivel informático, y si quieres hacer algunos ejemplos prácticos en excel con vba. Pero el desarrollo de la aplicación completa como te digo lo veo más propio de estudios de ingeniría informática.

[JCAA57]

Saludos, lei adecuadamente  acerca de este tema que planteas y me parece que que con excel lo solucionas todo. El enfoque de la solucion de tu empresa  no pasa por arreglarlo todo con un programa o programar, mas bien es de sectorizar areas de informacion que facilmente lo harias con excel.

El problema principal es el area de produccion que es un caos  alli tendrias que implementar solo unos cuadros con un sistema de costeo en este caso costos por procesos para el sector metal mecanico e identificar las horas hombre los materiales  los gastos de fabricacion los costos indirectos eso en conjunto  al manejo de almacenes basicamente los kardex y los pedidos de produccion paralelamente caja y finalmente  determinar  su costo  mas el porcentaje de ganancia como producto.

Creo yo que cada area solo se harian sus propios cuadros en excel con formulas muy basicas y la informacion constantemente actualizada obviamente el trabajo se haria respetando este nuevo ordenamiento administrativo que planterias y solucionado.